KSeF w praktyce lekarza dentysty

Krajowy System e-Fakturowania stanowi przygotowane przez Ministerstwo Finansów rozwiązanie pozwalające na centralizację procesu fakturowania. Powstanie platformy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej to kolejny przykład postępującej cyfryzacji w zakresie infrastruktury systemowej państwa. Realna odpowiedzialność, wraz z możliwymi konsekwencjami formalnymi i podatkowymi wynikającymi z korzystania z tego narzędzia, sprawia, że jego wprowadzenie wymaga od przedsiębiorców szczególnej uwagi.

System KSeF jest wdrażany stopniowo od 1 lutego 2026 r. W zakresie odbioru faktur kosztowych zaczął bowiem obowiązywać wszystkich przedsiębiorców, zarówno tych działających w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i tych, którzy posiadają różnego rodzaju spółki.

Obowiązki związane z wystawianiem faktur przez KSeF są zależne od statusu nabywcy (B2B vs B2C) oraz skali prowadzonego przedsiębiorstwa. Istotnym z perspektywy lekarza dentysty odstępstwem jest prowadzenie gabinetu prywatnego, w którym pacjentami są wyłącznie osoby fizyczne (B2C), a gabinet nie świadczy usług medycznych na rzecz innych przedsiębiorców ani podmiotów gospodarczych, w tym NFZ. W takim przypadku nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF, korzystanie z systemu jest obowiązkowe wyłącznie w ramach odbioru faktur kosztowych.

Terminy początku obowiązywania KSeF w zakresie wystawiania faktur zależą od skali przedsiębiorstwa. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek spoczywa wyłącznie na przedsiębiorstwach, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem objęte zostaną spółki oraz przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Mikroprzedsiębiorców z obrotami do 10 tys. zł brutto system obowiązywać będzie od 1 stycznia 2027 r. W kontekście mikroprzedsiębiorców warto zaznaczyć, że przekroczenie przez nich 10 tys. zł przychodu brutto po 1 kwietnia 2026 r. oznacza konieczność korzystania z KSeF od miesiąca tego przekroczenia. W takiej sytuacji mikroprzedsiębiorcy przestają podlegać zwolnieniu z obowiązku korzystania z KSeF do stycznia 2027 r.

Uzyskanie dostępu do KSeF możliwe jest m.in. za pośrednictwem Profilu Zaufanego i podpisu kwalifikowanego. Po uzyskaniu dostępu możliwe jest także nadanie uprawnień do systemu osobie upoważnionej do jego obsługi, jak również biuru rachunkowemu.

Tworzenie i wdrażanie nowych rozwiązań systemowych w przestrzeni cyfrowej stanowi etap, na którym znany porządek rzeczy ustępuje systemom, które należy poznać, by korzystać z nich w sposób świadomy. Lekarze dentyści przez wzgląd na formę prowadzonej działalności w sposób szczególny doświadczają tej zmiany. Konieczność odnalezienia się w coraz bardziej sformalizowanym środowisku cyfrowym oraz wymóg wprowadzania nowych rozwiązań do swojej praktyki zawodowej mogą skłaniać lekarzy dentystów do poszukiwania informacji przygotowywanych z myślą o realiach wykonywania zawodu. Formą wsparcia w tym zakresie – obok opracowań – mogą być benefity dostępne w ramach OIL, w tym szkolenia i doradztwo podatkowe.