Rutyna w obsłudze systemu gabinetowego to największy wróg lekarza

Badania w obszarze interakcji człowieka z komputerem sugerują, że ludzie bardzo szybko przyzwyczajają się do określonego sposobu obsługi systemów IT. Wystarczy kilka godzin, najwyżej kilka dni, aby wyrobić sobie własny nawyk przechodzenia przez okna systemu i wprowadzania danych.

Masz swój sposób na „przeklikanie się” przez system? Sprawdź, czy nie jest przeterminowany

Kto tego nie zna: gdy system operacyjny smartfona zostaje w nocy zaktualizowany, nawet mała modyfikacja koloru zakładki prowadzi do frustracji, a na forach dyskusyjnych rozczarowani klienci wylewają żale, że nie mogą odnaleźć się w nowym układzie ikon.

Nie inaczej jest w gabinecie lekarskim. W przypadku lekarzy procedura obsługi systemu gabinetowego wygląda najczęściej tak: otwarcie kartoteki pacjenta na liście wizyt, sprawdzenie wyników badań i historii choroby, wprowadzenie rozpoznania i zrealizowanych usług, zanotowanie uwag, wypisanie recepty. Te kilka kroków zajmuje, według szacunków, ok. 30–50 proc. czasu wizyty.

W języku angielskim takie zapętlenie określane jest jako time poverty trap. Pułapkę „biedy czasu” celnie zobrazował Stephen E. Covey w swoim bestsellerze „7 nawyków skutecznego działania”. Covey opowiada historię człowieka, który z wysiłkiem ścina drzewo tępą piłą. Gdy przechodzień proponuje mu przerwę na naostrzenie narzędzia, drwal odpowiada, że nie ma czasu ostrzyć piły, bo jest zajęty ścinaniem drzewa.

Podobnie lekarze są tak pochłonięci bieżącą pracą, że nie mają czasu na sprawdzenie i wdrożenie nowych funkcji, które pozwoliłyby zwiększyć ich efektywność.

Mało kto czyta, co zmienia update systemu. To błąd

Nawet o tym nie wiedzieliśmy – to najczęściej słyszą opiekunowie IT dostawców oprogramowania gabinetowego, prezentując nowe aplikacje albo funkcje menedżerom placówek zdrowia lub lekarzom. Zresztą, kto z nas czyta, co zmieniło się po aktualizacji Windowsa albo iOS na komputerze, i korzysta z wprowadzonych nowości – najczęściej trafiamy na nie przez przypadek po jakimś czasie.

W placówce medycznej niektóre modyfikacje trzeba wdrożyć, ponieważ wynikają ze zmian prawnych. Trudno je przeoczyć, bo są szeroko komunikowane przez kanały Ministerstwa Zdrowia albo Centrum e-Zdrowia. Każdy lekarz dowiedział się o obowiązku wystawiania e-recept albo elektronicznej dokumentacji medycznej. Drobniejsze nowości ogłaszane w newsletterach firm IT przechodzą bez echa. W dużym szpitalu albo przychodni to dział IT powinien je wyłapywać i wdrażać na poziomie organizacji. W indywidualnych praktykach lekarskich sprawa jest bardziej skomplikowana, bo trudno zmotywować się do czytania e-maili wysyłanych z informacją o nowej wersji systemu.

Sposobów na to, aby być na bieżąco z nowościami IT, jest więcej: zaprenumerowanie kanału YouTube, bloga, newslettera, zapisanie się do grupy dyskusyjnej na Facebooku, udział w szkoleniach i wydarzeniach online firmy IT.

Wypuszczeniu na rynek nowych funkcji – jak przykładowo tych związanych z AI – towarzyszą pilotaże. Ci, którzy do nich przystępują, mają dodatkowo okazję zgłaszać swoje uwagi i propozycje i wpłynąć na ostateczny kształt. Mały, ale ważny szczegół, bo duzi dostawcy rzadko wprowadzają modyfikacje na indywidualne życzenie.

Kilkadziesiąt kliknięć mniej to kilkadziesiąt minut mniej przed monitorem 

Najczęściej popełnianym błędem w każdym wdrożeniu IT jest nacisk na szybkie uruchomienie systemu. Szkolenia traktuje się jako stratę czasu, dobrą konfigurację systemu – jako fetysz firm IT, przesadną drobiazgowość. Tymczasem w każdym systemie ukryte są funkcje, takie jak domyślne uzupełnianie pól, słowniki, automatyczne podpowiedzi, formularze do wywiadów. Mogą zaoszczędzić czas i zapobiec niepotrzebnej frustracji, która jest prostą drogą do rozczarowania i wypalenia.

Dostrajanie systemu jest nudne, ale raz zrobione porządnie pozwoli pracować tak, jak oczekiwalibyśmy tego od systemu IT – szybko, bez zbędnego klikania, płynnie. Drugim krytycznym punktem są cykliczne aktualizacje wprowadzające nowe funkcje. Dla lekarzy, którzy są przeładowani informacjami i nie mają czasu na szkolenia i webinary, konieczna będzie wizyta doradcy IT dostawcy systemu. Czasami już godzina kilka razy w miesiącu z zaufanym opiekunem IT wystarczy. Stawki zaczynają się od ok. 250 zł, ale mogą sięgać nawet 500 zł, gdy do tego dochodzi dojazd. Opcja droższa niż samokształcenie, ale czasami skuteczniejsza.

Z kolei w przypadku osób lubiących uczyć się od innych dobrym rozwiązaniem może być dołączenie do forum użytkowników albo udział w konferencjach dla klientów. Te najczęściej organizowane są bezpłatnie raz lub dwa razy w roku i oferują przegląd wprowadzonych nowości i udział w warsztatach.

Te funkcje już są w systemach IT, a mało kto o nich wie

Od roku e-zdrowie w Polsce rozwija się bezprecedensowo szybko. Projekty takie jak Centralna e-Rejestracja, nowe dokumenty w EDM, nowe opcje dodawane do Indywidualnego Konta Pacjenta bezpośrednio pociągają za sobą wiele zmian w oprogramowaniu gabinetowym. Efektem jest m.in. rosnąca liczba danych, o których jeszcze kilka lat temu lekarze marzyli.

Lista ułatwień jest długa. Mocna konkurencja między dostawcami działa na korzyść lekarzy. W systemach standardem są już opcje pomagające zarządzać terminami wizyt, narzędzia typu business intelligence do analizy danych, aplikacje mobilne do prowadzenia EDM, aplikacje dla pacjentów zintegrowane z systemem gabinetowym albo portale pacjentów. Zmniejszają liczbę telefonów od pacjentów, umożliwiając im umówienie kolejnej wizyty albo sprawdzenie wyników badań; redukują tzw. no-shows, przypominając o zbliżającym się terminie.

Oprócz tych klasycznych rozwiązań do gabinetów lekarskich, przychodni i szpitali zaczynają powoli wchodzić systemy sztucznej inteligencji i algorytmy wspierające procesy organizacyjne i kliniczne. Szpitale wkrótce będą mogły podłączyć się do Platformy Usług Inteligentnych, czyli centralnego systemu AI do oceny obrazów diagnostycznych. Z kolei w POZ nowością są algorytmy wspierające lekarzy w podejmowaniu decyzji poprzez zbieranie i wstępną analizę danych z różnych części systemu. Są już funkcje podpowiadające dawkowanie, streszczające obszerne ulotki leków oraz automatycznie interpretujące obraz EKG, a nawet wirtualne rejestratorki. Pierwsze firmy pracują już nad agentami AI do pomocy w pracach administracyjnych.

AI lepiej wdrażać już teraz, aby za kilka lat nie zostać na marginesie postępu technologicznego. W ochronie zdrowia przyjęło się powiedzenie, że AI nie zastąpi lekarzy – jednak lekarze, którzy wiedzą, jak skorzystać z AI, będą o wiele lepsi od tych, którzy ją zignorują.