20 grudnia 2003

Kapitał początkowy w ZUS – terminy, dokumenty

Jeżeli pracodawca nie może przekazać pełnej dokumentacji wszystkich pracowników urodzonych po 31.12. 1948 r., pozwalającej na ustalenie kapitału początkowego, powinien do końca grudnia 2003 r. przekazać do ZUS dokumentację tych pracowników, których dokumentacja jest kompletna, i jednocześnie wystąpić o przedłużenie terminu nadesłania dokumentacji pozostałych pracowników.
Ze względu na przedstawione niżej okoliczności oraz przewidziany w ustawie emerytalnej termin, do którego ZUS jest zobowiązany naliczyć kapitał początkowy, na prośbę pracodawcy termin nadsyłania dokumentacji przesuwany jest także na 2004 r. (Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 17.08. 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego, Dz. U. nr 72, poz. 846).
Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, przyjęta przez Sejm 17.12. 1998 r. (Dz. U. nr 162, poz.1118 ze zm.) – zobowiązuje pracodawców do skompletowania dokumentacji osób ubezpieczonych, a pracujących obecnie w ich zakładach – w celu ustalenia kapitału początkowego (art. 175).
Przepis ten został znowelizowany w styczniu 2003 r. Obecnie prawo przewiduje, że skompletowaną dokumentację pracodawcy powinni przekazać do ZUS nie później niż do końca bieżącego roku. (Ten sam przepis wydłużył termin naliczania kapitału początkowego przez ZUS do końca 2006 r.) Dokumentacja ta powinna umożliwić organowi rentowemu ustalenie kapitału początkowego.
Początkowo ZUS współpracował w tym zakresie przede wszystkim z dużymi firmami, w bieżącym roku rozpoczął wysyłanie „harmonogramów” nadsyłania dokumentów do naliczenia kapitału początkowego do firm średnich i małych. Firm tych jest bardzo dużo. Przynaglanie pracodawców spowodowało „wzmożony proces pozyskiwania przez pracowników dokumentów od poprzednich pracodawców oraz z jednostek przechowujących dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy, a tym samym wydłużenie – bywa że i do kilku miesięcy – uzyskiwania takiej dokumentacji” (cyt. z informacji ZUS).
W tej sytuacji – zdaniem rzecznika ZUS – pracodawcy mogą wystąpić do tej instytucji o przedłużenie terminu przekazania dokumentacji. Bez dokumentów potwierdzających okresy składkowe (i nieskładkowe) przebyte przez pracownika przed 1999 r. nie byłoby bowiem możliwe ustalenie kapitału początkowego.
Do kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego dla ubezpieczonych nie są zobowiązani: zleceniodawcy, osoby fizyczne zatrudniające pracowników niewypłacające świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, płatnicy opłacający składkę za osoby współpracujące.
Znaczna liczba ubezpieczonych, urodzonych po 31.12. 1948 r., którzy pracowali i byli ubezpieczeni przed 1999 r., a obecnie nie są, samodzielnie kompletuje wnioski o ustalenie kapitału początkowego.
Dotyczy to osób:

  • niepozostających w ubezpieczeniu,
  • zatrudnionych u osoby fizycznej niewypłacającej zasiłków chorobowych,
  • wykonujących umowę zlecenie lub umowę agencyjną,
  • współpracujących z osobą prowadzącą działalność pozarolniczą,
  • pobierających zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium z powiatowego urzędu pracy,
  • pobierających z pomocy społecznej zasiłki stałe lub gwarantowane zasiłki okresowe.

Osoby te składają wnioski wraz z dokumentami bezpośrednio w jednostce organizacyjnej ZUS najbliższej miejsca zamieszkania, w dogodnym dla nich terminie – do 2006 r.
Natomiast osoby mieszkające za granicą mogą przesłać skompletowany wniosek do oddziału ZUS właściwego ze względu na miejsce ostatniego zameldowania na pobyt stały w Polsce.
Osoby bezdomne wniosek wraz z dokumentacją składają w dowolnej jednostce organizacyjnej ZUS.
ZUS jest zobowiązany do obliczenia kapitału początkowego w każdym czasie, nawet jeżeli wnioski o ustalenie kapitału początkowego zostaną złożone po 2006 r. Dotyczy to zwłaszcza osób mieszkających obecnie zagranicą i niezatrudnionych w latach 1999-2006.
Zasady obliczania kapitału początkowego są identyczne dla wszystkich osób, niezależnie od tego, w którym roku był albo jest lub będzie obliczany kapitał początkowy, i niezależnie od tego, kiedy wniosek o ustalenie kapitału początkowego zostanie złożony do ZUS. Ważne jest, aby do wniosku były dołączone wszystkie niezbędne dokumenty, które umożliwią obliczenie kapitału początkowego.
Podstawowym dokumentem umożliwiającym ustalenie kapitału początkowego jest wystawione przez pracodawcę lub jego następcę prawnego zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7. Jeżeli w zaświadczeniu tym zostaną stwierdzone wszystkie zawarte w nim dane, jest ono wówczas wystarczającym dokumentem potwierdzającym okresy składowe i nieskładkowe. W takim przypadku nie muszą być dołączane inne dokumenty, np. świadectwa pracy potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe.
Aby zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 było wystarczającym dokumentem pozwalającym organowi rentowemu na ustalenie kapitału początkowego, powinno uwzględniać wszystkie informacje i dane wymagane przez ZUS:
pkt 1 – tj. okres zatrudnienia, a w przypadku gdy w zaświadczeniu pracodawca potwierdza zatrudnienie przed 15 listopada 1991 r., w punkcie tym należy dodatkowo stwierdzić – czy było to zatrudnienie w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy; jeżeli w niepełnym, należy podać jego wymiar (np. 1 pełnego wymiaru, 1 pełnego wymiaru),
pkt 2a – okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie Kodeksu pracy (lub innych przepisów) oraz przebyte po 14 listopada 1991 r. okresy pobierania zasiłków chorobowych, zasiłków opiekuńczych, świadczenia rehabilitacyjnego,
pkt 2b – okresy udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych, okresy przebywania pracownika na urlopie wychowawczym. Informacje te mogą być podane w treści zaświadczenia albo wykazane odrębnie w załączniku do zaświadczenia. Załącznik ten stanowi wówczas integralną część zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, i powinien być podpisany przez te same osoby, które wystawiają i podpisują zaświadczenie,
pkt 4 – informacja o sposobie rozliczania się pracodawcy z ZUS do dnia 31.12. 1998 r.,
pkt 5 – stwierdzenie, na podstawie jakich dokumentów zostało ono wystawione. Mogą to być: akta osobowe pracownika, listy płac, karty wynagrodzeń, karty zasiłkowe.
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawione na druku według wzoru ZUS Rp-7 nie podlegają zwrotowi.

Oprac. na podstawie informacji Anny Warchoł, rzecznika ZUS
mkr

Archiwum

Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie im. prof. Jana Nielubowicza