19 stycznia 2003

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy i udzielanie zwolnienia pracownikom od pracy

Wobec licznych pytań kierowanych do Zespołu Radców Prawnych Okręgowej Izby Lekarskiej, dotyczących problematyki usprawiedliwiania nieobecności pracowników w pracy oraz sposobu udzielania zwolnień od pracy, jak i nurtujących pytań czy za udzielone zwolnienia należy płacić wynagrodzenie czy też nie, pozwalam sobie przypomnieć przepisy obowiązującego w tym temacie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od prac opublikowane w Dzienniku Ustaw z 1996 r. nr 60 poz. 281

I. Usprawiedliwianie nieobecności

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Jednak pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli wewnętrzne przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy (regulaminy pracy, układy zbiorowe pracy) nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie w/w terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku niezwłocznego powiadomienia pracodawcy, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Powyższy sposób powiadamiania pracodawcy obowiązuje po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.

II. Dowody usprawiedliwiające nieobecność

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
1) zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
2) decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
3) oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
4) imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
5) oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 20.10.1998 r. w sprawie o sygn. akt: I PKN 397/98
Stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko obowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu.

III. Zwolnienia od pracy, obowiązek pracodawcy

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.
A zatem pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
– wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,
– na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
– wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego,
– na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji oraz pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym,
– na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,
– wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty,
– będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy,
– w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej oraz w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu,
– będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady.
Ponadto, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
1) będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nie przekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze,
2) będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
3) na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach.
Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, zaś w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym – na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją.
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wg Śmiśniewicz-Podgórskiej T. w artykule pt. Regulaminy pracy, zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy i udzielania zwolnień od pracy.

Zwolnienie od pracy przysługuje pracownikowi m.in. w razie urodzenia się dziecka pracownika. Wykorzystanie tego zwolnienia powinno więc nastąpić w dniach następujących bezpośrednio po urodzeniu się dziecka, zwłaszcza w dniu powrotu matki z dzieckiem ze szpitala i następnym. Udzielenie tego zwolnienia w terminie późniejszym mogłoby być uzasadnione jedynie wówczas, gdyby pracownik udowodnił, że w tym właśnie czasie ma załatwić sprawy związane z urodzeniem dziecka (np. w urzędzie stanu cywilnego). Dwa dni zwolnienia od pracy przysługują pracownikowi z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w razie ślubu pracownika. Zakład pracy powinien udzielić takiego zwolnienia w terminie wskazanym przez pracownika, przy czym – z uwagi na cel zwolnienia – powinien on w zasadzie pokrywać się z datą zdarzenia, które jest przyczyną zwolnienia. Jeżeli tak nie jest, wówczas zakład pracy może udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy w dniach poprzedzających lub następujących po dniu wolnym od pracy (np. konieczność załatwienia formalności związanych ze ślubem).

IV. Wynagrodzenie za czas zwolnienia

Za czas zwolnienia od pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikowi:
– będącemu stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym,
– za czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,
– będącemu ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego, na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
– będącemu krwiodawcą za czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz za czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy, oraz
– za 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy i 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W pozostałych w/w przypadkach, pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu – w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

V. Umowa o pracę w zastępstwie

W czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie bezpłatnym itp pracodawca może zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności, zwanej umową o pracę w zastępstwie. Ten rodzaj umowy został wprowadzony z dniem 29 listopada 2002 r. nowelą do Kodeksu pracy art. 25 § 1.
Umowa ta może być jednak stosowana tylko i wyłącznie w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika natomiast nie można z niej skorzystać w przypadku nieobecności pracownika nieusprawiedliwionej.
Celem tej umowy nie jest wiązanie pracownika z pracodawcą na stałe a jedynie zapewnienie wykonywania obowiązków w czasie nieobecności pracownika.
Umowa ta nie ulega przedłużeniu tak jak umowy zawarte na czas określony do dnia porodu, gdyby się okazało, że pracownica której powierzono zastępstwo jest w ciąży.
Nowelizacja Kodeksu pracy nie określa również terminu wypowiedzenia tej umowy. A zatem do wypowiadania należy stosować ogólne postanowienia Kodeksu pracy dotyczące wypowiadania umów czasowych.
Kolejnym obwarowaniem możliwości zawarcia tej umowy jest czas jej trwania, bowiem może ona być zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika.
Czy przyjmie się i sprawdzi się ten rodzaj umowy, wykaże dopiero praktyka ze względu na ww. ograniczenia jej zawierania.

mec. Elżbieta BARCIKOWSKA-SZYDŁO
Autorka jest koordynatorem
zespołu Radców Prawnych OIL w Warszawie

Archiwum

Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie im. prof. Jana Nielubowicza