Regulamin uczestnictwa w wydarzeniach edukacyjnych Okręgowej Izby Lekarskiej w Warszawie
§ 1. Zasady Ogólne
1. Definicje
- Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady i warunki uczestnictwa w Wydarzeniu.
- Wydarzenie edukacyjne (zwane dalej Wydarzeniem) – konferencja, szkolenie, kurs, kongres, sympozjum, zjazd.
- Organizatorem Wydarzeń edukacyjnych (zwany dalej Organizatorem) jest Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie.
- System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – aplikacja internetowa umożliwiająca obsługę procesu rejestracji uczestników na Wydarzenie, którego organizatorem jest Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie.
- Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Wydarzenie.
- Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, ale mogąca we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, która za pomocą Systemu prawidłowo zarejestrowała się na Wydarzenie lub została zarejestrowana za jej zgodą przez osobę trzecią.
- Konto bankowe – konto bankowe Organizatora, na które wpływać będą opłaty za udział w Wydarzeniu.
- Stronia internetowa Organizatora – izba-lekarska.pl.
- Zawarcie umowy – jest to moment, w którym na koncie bankowym Organizatora zaksięgowana zostanie wpłata za udział w Wydarzeniu płatnym/częściowo płatnym. Od tego momentu przyjmuje się, iż Użytkownik zawarł z Organizatorem umowę kupna-sprzedaży prawa do uczestniczenia
w Wydarzeniu. Fakt ten zostanie potwierdzony wiadomością e-mail przez Organizatora na adres podany w formularzu rejestracyjnym. - Opłata uczestnictwa – kwota określona przez Organizatora jaką Uczestnik jest zobligowany uiścić
w celu potwierdzenia uczestnictwa w Wydarzeniu. Dotyczy Wydarzeń płatnych/częściowo płatnych. - Płatnik – Uczestnik, który uiszcza Opłatę uczestnictwa lub osoba trzecia nabywająca prawo do uczestnictwa na rzecz Uczestnika.
2. Informacje dodatkowe
- Oficjalny serwis internetowy Wydarzenia znajduje się pod adresem izba-lekarska.pl.
- Uczestnik biorący udział w Wydarzeniu bezpłatnym lub częściowo finansowanym przez Organizatora w świetle obowiązujących przepisów (art.11 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. tj. z tytułu nieodpłatnych świadczeń zakwalifikowanych do innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust.1 wyżej powołanej ustawy) osiąga określoną korzyść majątkową.
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (art. 11 ust. 1 oraz art. 20 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) Organizator zobowiązany jest do sporządzenia dokumentu PIT- 8C lub przekazania informacji o wysokości przychodu uzyskanego przez Uczestnika w związku z udziałem w Wydarzeniu.
- Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów.
- Zaleca się korzystanie z najnowszych wersji przeglądarek internetowych.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich Uczestników.
§ 2. Warunki uczestnictwa/sprzedaży
1. Warunki udziału w Wydarzeniu:
- Zgłoszenie uczestnictwa w Wydarzeniu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Organizatora.
- W przypadku wydarzeń płatnych lub częściowo płatnych – uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora na jego stronie internetowej w zakładce ”Konferencje i szkolenia”.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku żadne roszczenie wobec Organizatora.
3. Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z uczestnictwem w Wydarzeniu.
4. Liczba miejsc udziału w Wydarzeniu jest ograniczona. O udziale w Wydarzeniu decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty na rachunek bankowy Organizatora.
5. W przypadku odwołania Wydarzenia Organizator ma obowiązek powiadomienia o tym fakcie Uczestników telefonicznie lub drogą elektroniczną na wskazany przez nich adres e-mail. Ponadto Organizator zamieści informacje o odwołaniu Wydarzenia na stronie internetowej izba-lekarska.pl.
6. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn zależnych od Organizatora dokona on zwrotu opłaconego prawa do uczestnictwa w Wydarzeniu w terminie 14 dni od momentu podania do
wiadomości faktu o odwołaniu Wydarzenia na konto wskazane przez Uczestnika/Płatnika. W przypadku braku wskazania konta do zwrotu opłaty za prawo do uczestnictwa w Wydarzeniu, dokonany zostanie automatycznie przelew na konto, z którego nastąpiła opłata.
§ 3. Internetowa sprzedaż/udostępnienie uczestnictwa w Wydarzeniu
1. Opłata obejmuje kwotę kosztów udziału w Wydarzeniu.
2. Sprzedaż prawa do uczestnictwa/zgłoszenie udziału w Wydarzeniu odbywa się wyłącznie on-line. Zakupu/rejestracji można dokonać na stronie izba-lekarska.pl w zakładce „Szkolenia i konferencje”.
3. W celu poprawnej rejestracji Użytkownik jest zobowiązany uzupełnić w systemie wszystkie pola oznaczone symbolem (*).
4. Użytkownik potwierdza, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.
5. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym, na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji.
6. Dla zgłoszeń na Wydarzenia płatne/częściowo płatne Uczestnik otrzyma stosowny dokument księgowy. Dokument zostanie przesłany drogą elektroniczną, jeśli Uczestnik zgody takiej udzielił, a w przypadku braku takiej zgody zostanie wysłany na adres Uczestnika podany podczas rejestracji.
7. Zgłoszenia na Wydarzenia bezpłatne potwierdzane są po dokonaniu prawidłowej rejestracji w Systemie.
8. Zgłoszenia na Wydarzenia bezpłatne można dokonać do 7 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Wydarzenia lub do momentu wyczerpania puli miejsc.
9. Płatności za zgłoszenia na Wydarzenia muszą być dokonane do 3 dni kalendarzowych po dokonaniu rejestracji (decyduje data wpływu wymaganej kwoty na konto Organizatora). W przypadku nieodnotowania płatności zgłoszenie zostanie usunięte z listy oczekujących. Powyższe nie dotyczy osób zwolnionych lub częściowo zwolnionych z płatności.
10. Rejestracje na Wydarzenia płatne/częściowo płatne zamykane są na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia lub po wyczerpaniu dostępnej puli miejsc.
§ 4. Płatności
1. Opłaty za udział w Wydarzeniu należy dokonać za pomocą karty kredytowej, karty płatniczej, lub „szybkiego przelewu” albo zwykłego przelewu bankowego.
2. Osoba trzecia może nabyć prawo do uczestnictwa w Wydarzeniu na rzecz Uczestnika, przy czym osoba trzecia musi posiadać upoważnienie do złożenia wszystkich niezębnych oświadczeń do spełnienia wymagań niniejszego Regulaminu. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działanie osoby trzeciej bez upoważnienia.
§ 5. Rezygnacja
1. Rezygnacja z uczestnictwa w Wydarzeniu bezpłatnym musi być zgłoszona najpóźniej do 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia Wydarzenia drogą elektroniczną na adres szkolenia@oilwaw.org.pl. W przypadku rezygnacji złożonej po terminie, bez względu na jej przyczynę, Uczestnik prowadzący działalność gospodarczą otrzyma informację o wartości przychodu w celu wykazania w rocznym zeznaniu podatkowym, a nie prowadzący działalności gospodarczej otrzyma PIT-8C celem rozliczenia we własnym zakresie.
2. Wydarzenia częściowo płatne – rezygnacja do 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. W przypadku rezygnacji złożonej po terminie, bez względu na jej przyczynę opłata nie jest zwracana Uczestnikowi. Uczestnik prowadzący działalność gospodarczą otrzyma informację o wartości przychodu w celu wykazania w rocznym zeznaniu podatkowym, a nie prowadzący działalności gospodarczej otrzyma PIT-8C celem rozliczenia we własnym zakresie. Szczegółowe warunki rezygnacji dotyczącej wydarzeń częściowo płatnych przez Uczestnika zawarte są na stronie internetowej Organizatora w zakładce „Konferencje i szkolenia”.
3. Szczegółowe warunki rezygnacji dotyczącej wydarzeń płatnych w całości zawarte są na stronie internetowej Organizatora w zakładce „Konferencje i szkolenia”.
4. Rezygnacja z wydarzenia następuje poprzez jego zgłoszenie na adres: szkolenia@oilwaw.org.pl z podaniem imienia i nazwiska, daty i tytułu Wydarzenia.
§ 6. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Podczas Wydarzenia Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Wydarzenia dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora.
2. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
3. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Wydarzenia mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Organizatora lub innej przez niego zarządzanej oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących
i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
§ 7. Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych Uczestników i Płatników jest Organizator. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest udostępniony pod adresem mailowym: iod@oilwaw.org.pl.
2. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Wydarzeniu zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Wydarzenia zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz w celu przekazania Uczestnikom stosownych zaświadczeń oraz certyfikatów.
3. Dane osobowe Uczestnika lub Płatnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody. Udzielenie zgody następuje poprzez zatwierdzenie klauzul informacyjnych oraz odpowiednich klauzul zgody zawartych w formularzu sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego Regulaminu.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych skutkuje niemożliwością uczestnictwa w szkoleniu. Uczestnik lub Płatnik mają prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, przeniesienia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie, przy czym takie cofnięcie albo ograniczenie skutkuje niemożliwością uczestnictwa w Wydarzeniu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji na Wydarzenie celem powiadamiania uczestników Wydarzenia m.in. o zmianach programu Wydarzenia lub Regulaminu oraz o przyszłych Wydarzeniach.
6. Dane Osobowe będą przetwarzane do czasu odwołania zgody udzielonej w tym zakresie.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
2. W trakcie Wydarzenia Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora.
3. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, że Uczestnik narusza zapisy regulaminu obowiązującego w obiekcie Organizator jest zobowiązany do dokonywania działań mających na celu zapewnienie jego przestrzegania. W przypadku, w którym Uczestnik pomimo upomnień ze strony Organizatora w dalszym ciągu nie respektuje zapisów regulaminu obowiązującego w obiekcie, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Wydarzeniu i poproszenia o opuszczenie przez Uczestnika miejsca Wydarzenia lub terenu obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie.
4. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu na stronie internetowej Organizatora zmian w Regulaminie, zostanie wysłana na adres mailowy Uczestnika informacja o zmianie Regulaminu wraz z Regulaminem. Jeżeli Organizator nie otrzyma w terminie 14 dni kalendarzowych oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu, przyjmuje się̨, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
5. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie, Puławska 18, 02-512 Warszawa oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: szkolenia@oilwaw.org.pl oraz tel. (22) 542-83-71; (22) 542-83-81.
6. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Wydarzeniu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
8. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, iż ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za spowodowane przez siebie lub osoby towarzyszące szkody zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem, jak również w miejscach zakwaterowania.
9. Wszelkie kwestie nieujęte w niniejszym Regulaminie regulowane są odrębnymi przepisami oraz informacjami publikowanymi na stronie opisującej Wydarzenie.
10. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 21.03.2018 r.
